Procédure d'audit interne

I) OBJET/DOMAINE D’APPLICATION

Principe : les audits sont des outils importants pour établir, maintenir et améliorer la qualité. Ils permettent d’évaluer l’application, la conformité  et la performance du système qualité.

L’audit interne vise à établir périodiquement un état des lieux d’un secteur prédéfini de l’entreprise au niveau qualité.

Lors de cet audit, les éléments suivants sont vérifiés :

·         L’adéquation des méthodes de travail et de l’organisation vis-à-vis du référentiel qualité et de la politique qualité

·         Le respect des règles établies (discipline opérationnelle)

·         La conformité des résultats

Cette procédure présente le programme d’audits internes mis en place dans l’entreprise.

Elle décrit comment sont formés les auditeurs internes, comment sont planifiés et comment se déroulent les audits internes, et comment sont exploités et suivis les résultats de ces audits.

II) REFERENCES

Exigence de la norme ISO 9001 relative à l’Audit interne.

III) RESPONSABILITES ET RESSOURCES

Le programme des audits internes est sous la responsabilité de l’Animateur Qualité (pilote).

Pour réaliser les audits internes, il dispose des ressources suivantes :

• Des auditeurs internes qualifiés
• Des prestataires extérieurs agréés

Qualification des auditeurs internes

L’auditeur interne est formé par l’Animateur Qualité sur :

• Les principes de l’amélioration continue
• Les principes de l’audit
• La mise en pratique dans l’entreprise au travers de la présente procédure

L’auditeur interne doit réaliser un audit interne en doublon avec l’Animateur Qualité pour être qualifié.

L’auditeur interne perd sa qualification s’il passe 3 ans sans réaliser d’audit.

Agrément des prestataires extérieurs :

L’Animateur Qualité vérifie que le prestataire a une qualification d’auditeur ICA (ou IRCA) ou a suivi une formation à l’audit selon la norme ISO19011 « Lignes directrices pour l'audit des systèmes de management »

et a une pratique régulière de l’audit qualité (références présentées).

L’encadrement responsable du secteur audité est responsable de la mise en œuvre des actions correctives suite aux audits internes.

IV) PLANIFICATION DES AUDITS INTERNES

L’Animateur Qualité établit et tient à jour le planning des audits internes pour une période de 3 ans. L’objectif est de procéder à l’audit de toute l’organisation sur cet intervalle.

Le planning indique le secteur/processus/activité audité, la période de l’audit, le nom de l’auditeur.

Le planning d’audit est validé par la Direction.

(Voir exemple)

V) DEROULEMENT DE L’AUDIT INTERNE

5.1 Préparation de l’audit interne

L’auditeur interne fixe une date et les horaires de l’audit (la durée est de 4 h maximum) en concertation avec  les personnes auditées en tenant compte de la période indiquée sur le planning. En cas d’écart par rapport au planning, il en informe l’Animateur Qualité.

L’auditeur interne consulte la documentation nécessaire à la réalisation de l’audit :

·         manuel qualité, procédures/instructions et documents d’enregistrement

·         précédent rapport d’audit interne

Il prépare ses questions au vu des éléments consultés.

5.2 Conduite de l’audit interne PSM

L’auditeur rappelle l’objectif de l’audit puis présente le déroulement de l’audit.

L’audit intègre la vérification des actions menées suite au précédent audit.

L’auditeur évalue l’organisation dans sa globalité en faisant apparaître les points forts et les points à améliorer.

Il détermine les écarts qui sont enregistrés dans le rapport d’audit et peut proposer des recommandations.

5.3 Rapport d’audit interne

L’auditeur interne rédige le rapport d’audit interne et le transmet aux responsables audités et à l’Animateur Qualité. (voir exemple)

Il est possible de distinguer 3 types d’écarts :

*écart Système : écart entre les exigences et l’organisation dans l’entreprise

*écart Application : écart entre l’organisation prévue dans l’entreprise et l’application effective (discipline opératoire)

*écart Résultat : écart entre les résultats obtenus par l’application de l’organisation prévue dans l’entreprise et les exigences en terme de résultats (objectifs, performance)

5.4 Plan d’actions

L’Animateur Qualité vérifie qu’un plan d’actions suite aux écarts relevés lors d’un audit interne a été défini par l’encadrement responsable du secteur audité.

VI SUIVI DE L’AUDIT INTERNE

L’Animateur Qualité enregistre la réalisation des audits internes et vérifie que l’encadrement responsable du secteur audité assure la mise en œuvre des actions correctives suite aux écarts.

Les résultats sont communiqués à la Direction et revus lors de la Revue de Direction.

Lors des réunions avec le personnel, sont présentés les écarts d’audits ainsi que les plans d’actions qui en découlent.

VII ARCHIVAGE DES DOCUMENTS

Le planning des audits internes, les rapports d’audits internes et les plans d’actions sont conservés 3 ans par l’Animateur Qualité.

VIII INDICATEURS DE PERFORMANCE

Des indicateurs peuvent être définis afin de suivre le programme d’audit interne :

·         les résultats des audits internes : nombre d’écarts suite aux audits internes

·         la performance du programme d’audit interne:

*Le nombre d’audits réalisés par rapport au nombre d’audits planifiés (en %)

*Le nombre d’actions clôturées (avancement)

*voire le nombre d’actions clôturées dans les délais prévus au plan d’actions.