La méthodologie de
l’audit social prend en compte la spécificité du domaine étudié. La démarche de
l’auditeur, comporte en particulier une enquête préliminaire. Elle s’achève par
la remise d’un rapport d’audit.
1-1
Caractéristiques de l’audit social :
La spécificité de l’audit social a émergé progressivement en se
différenciant de l’audit général et financier par le domaine étudié et les
attentes suscitées.
1-1-1
Evolution des définitions de l’audit social :
Si l’audit social n’est pas une idée nouvelle, sa définition a évolué
en fonction du domaine étudié et des méthodes adoptées.
L’existence de conceptions différentes de l’Audit social explique que
le terme ne soit pas encore normalisé.
Raym et Vatier considèrent que l’audit social est «Un instrument de
direction et de gestion et une démarche d’observation qui, à l’instar de
l’audit financier et comptable, dans son domaine, tend à estimer la capacité
d’une entreprise ou d’une organisation à maîtriser les problèmes humains ou
sociaux que lui pose son environnement, et à gérer ceux qu’elle suscite
elle-même par l’emploi du personnel nécessaire à son activité.»[1]
Pierre
candou définit l’audit social comme «Une démarche indépendante et inductive
d’observation, d’analyse, dévaluation et de recommandation reposant sur une des
référentiels explicites, d’identifier, dans une première étape, les points
forts et les problèmes induits par l’emploi du personnel, les contraintes, sous
formes de coûts et de risques. Ceci conduit à diagnostiquer les causes des
problèmes décelés à en évaluer l’importance et, enfin, à aboutir à la formation
de recommandations ou propositions d’action qui ne sont jamais mises en œuvre
par l’auditeur»[2]
Alain
Couret et Jacques Igalens proposent la définition suivante : «L’audit
social aura pour mission d’analyser chaque facteur de risque et de proposer les
recommandations de nature à les réduire. »[3]
1-1-2
Spécificités
de l’audit social :
La
spécificité de l’audit social se fonde essentiellement sur la nature du domaine
audité, qui détermine l’utilisation de certaines méthodes et techniques propres
à ce type d’audit. La fonction ressources humaines a une dimension qualitative
qui infléchit la méthodologie et en particulier dans le recueil d’informations
et dans la recherche de référentiels spécifiques.
Pour
parvenir au diagnostic ou pour suppléer l’insuffisance des informations
quantitatives, l’auditeur utilise des méthodes et des techniques appartenant au
domaine des sciences sociales. Il se différencie ainsi des autres types
d’audit.
1-2
La démarche de l’auditeur :
D’après IGALENS
J (*) :Les principales étapes de la démarche sont la définition
du cadre de la mission, l’enquête préliminaire , la préparation du programme de
travail détaillé et la réalisation des travaux de la rédaction du rapport
d’audit.
1-2-1
Cadre de la
mission :
L’ordre de mission remis à l’auditeur
responsable fixe les caractéristiques de l’audit à mener selon les trois points
suivants :.
è Axes principaux :
Un audit de la formation peut avoir les
objectifs ci-dessous :
·
S’assurer qu’il existe en
matière de formation un personnel suffisant ;
·
Apprécier le bon emploi des
sommes consacrées à la formation :
è Etendue du contrôle :
Il est nécessaire de préciser les
limites du champ et les points exclus.
è Les méthodes et les moyens :
Les divers types d’audit doivent être précisés : audit
de conformité, audit comptable, audit opérationnel.
*Igalens J « audit des ressources humaines »,édition
liaisons 1991
1-2-2 L’organisation de la mission :
1-2-2 L’organisation de la mission :
A partir du cadre défini par l’ordre
de mission, l’auditeur est responsable de la mise en œuvre de moyens propres à assurer des résultats satisfaisants.
Quatre étapes peuvent être
distinguées :
è L’enquête préliminaire :
L’auditeur doit se familiariser avec
l’activité à contrôler afin de déterminer les points significatifs du contrôle,
élaborer un programme d’audit adapté, bien répartir son temps et ses efforts.
è Etablissement du programme de travail détaillé :
Ce programme précise :
-
Les personnes à rencontrer ;
-
Les constatations matérielles à effectuer ;
-
Les documents à utiliser ;
-
La chronologie détaillée des interventions ;
-
Le budget temps
è Réalisation des travaux
è Rédaction du rapport
1-2-3 Les travaux
d’audit :
Conformément au programme arrêté, l'auditeur
réalise les divers travaux d'audit.
Parmi
les travaux les plus fréquents, il faut mentionner :
Ø L'analyse par diagramme
Le
diagramme doit faire ressortir :
-
La division des
responsabilités pour les opérations à effectuer ;
-
La localisation des points
d'action, de décision, de contrôle et de vérification
- La description des documents
utilisés pour le transfert d'information ou d'instruction;
-
La liaison avec d'autres
circuits et les interconnexions.
Par
sa représentation symbolique, le diagramme permet mieux qu'une description rédigée,
d'appréhender la complexité des procédures, de mettre en évidence les sécurités
et éventuellement les carences ou les redondances.
Ø Les questionnaires d'audit
Pour
mener à bien la collecte des informations, l'auditeur utilise une batterie de
questions.
La
forme du questionnaire dépendra des objets de la mission, du module audité.
L'auditeur
dispose parfois de questionnaires standards qu'il adapte aux caractéristiques
de l'entreprise et de la mission. Plus fréquemment, il construit son
questionnaire autour des six familles de question : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ?
Combien ? Comment ? Avec, après chaque réponse, une question de relance :
Pourquoi ?
L'ensemble
de ces questions décrit d'une façon complète la réalisation d'une tâche.
Ø L'analyse des documents obligatoires
L'entreprise
est tenue de rédiger périodiquement des déclarations et des rapports sur divers
aspects de la GRH.
L'analyse
de ces documents doit permettre à l'auditeur de porter un jugement sur le
respect des dispositions applicables. Ces documents peuvent également fournir
des informations nécessaires à la réalisation des missions.
Ø Examen des manuels de procédure et des descriptifs de poste
L'examen des descriptions de poste apporte à
l'auditeur des éléments importants pour apprécier l'efficience de
l'organisation et la qualité de l'information.
L'auditeur
utilise les descriptions existantes et contrôle leur validité. En leur absence,
il pratique lui-même les analyses nécessaires à leur élaboration.
Les
descriptions de poste ne présentent pas le détail des procédures. Celles-ci
sont décrites dans les manuels.
Ces
manuels regroupent l'ensemble des instructions et des notes de service qu'une
personne doit appliquer. L'auditeur intervient à trois niveaux :
-
Existence de procédures
écrites portant sur les activités du poste;
-
Fiabilité des procédures;
-
Opérationnalité des
procédures.
Par
des sondages dans les services, il relève les procédures réelles qui parfois se
substituent aux procédures formelles.
Ø Les enquêtes auprès du personnel
Ø Le traitement des comptes rendus
Ø L'analyse des incidents critiques :
L'auditeur
utilise l'arbre des causes pour reconstituer la chaîne causale.
L'arbre
des causes permet d'identifier les responsabilités et d'élaborer des
préconisations adaptées.
Parmi
les différents travaux, l'auditeur choisit ceux qui sont adaptés à sa mission.
1-3 L'enquête préliminaire
Selon
IGALENS J (*) :Toute mission d'audit impose une
enquête préliminaire pour se familiariser avec l'entreprise et le problème à
traiter. Cette enquête permet d'adopter un programme de travail adapté en
sélectionnant les points significatifs sur lesquels centrer la mission.
Les
modalités qui régissent la présence et le travail des hommes dans l'entreprise
dépendent de contraintes externes et internes, des choix effectués et du poids
du passé. Il faut, pour une connaissance préalable de l'entité auditée,
identifier les caractéristiques technologiques, commerciales, économiques et
financières qui ont un impact humain et social. Le bilan social de
l'établissement et de l'entreprise contient une masse importante
d'informations.
L'analyse
de ce document complète la connaissance préalable de l'entité à auditer sur le
plan des caractéristiques sociales, des politiques passées et du poids des
décisions antérieures. Il est également nécessaire pour comprendre les
politiques sociales de se référer aux choix de sa politique sociale. L'enquête
préliminaire doit permettre d'identifier les axes et orientations mis en œuvre
dans le domaine audité.
De
nombreuses règles sont déterminées en dehors de l'entreprise par les pouvoirs
publics ou conventionnellement, entre les organisations professionnelles
patronales auxquelles adhèrent l'entreprise et les syndicats des salariés.
1-3-1
Connaissance générale de l’entité auditée :
Cette prise de conscience porte sur
les caractéristiques techniques, commerciales et financières. Elle débute par
un recueil d'informations générales et s'achève par la rédaction d'une fiche
d'information.
* Audit des ressources humaines ; édition liaison 1991
Ø Les informations générales
L'auditeur
rassemble les chiffres significatifs, les données historiques et des
informations sur la structure des responsabilités.
Ø Les caractéristiques techniques
Il
s'agit ici de faire ressortir les contraintes qui pèsent sur l'organisation du
travail, les conditions physiques de travail, l'aménagement des temps, les
niveaux de qualification, les risques et, plus généralement, l'ensemble des
conditions de vie et de travail des salariés dans l'entreprise.
Une
description succincte du cycle de production, des équipements et des postes de
travail est nécessaire. L'auditeur sera particulièrement attentif aux aspects
techniques pouvant avoir une incidence sur le thème de sa mission.
Si,
par exemple, la mission concerne la formation, l'analyse des caractéristiques
techniques est entrée sur les qualifications requises pour les différentes
opérations et sur leur évolution à moyen terme. Les perspectives d'innovations
et de mutations technologiques, la transformation des compétences requises font
l'objet d'un intérêt particulier.
Ø Les caractéristiques financières et économiques
Pour
élaborer son programme de travail, l'auditeur doit connaître l'importance des
enjeux. Il doit donc analyser les documents comptables et financiers.
Il
s'intéresse également aux documents de comptabilité analytique afin de
connaître les composantes du prix de revient.
Le suivi des charges liées au personnel sur plusieurs
années permet à l'auditeur de mieux situer les points importants de sa mission.
1-3-2 La stratégie sociale de
l’entreprise :
Toute
mission d'audit social s'inscrit dans le cadre de la mise en œuvre d'une
stratégie sociale, partie importante de la politique générale de l'entreprise.
L'auditeur,
au cours de son enquête préliminaire, doit identifier les principaux axes de la
politique humaine et sociale de l'entreprise.
1-3-3 La réglementation
applicable :
La
richesse du cadre légal, réglementaire et conventionnel en matière sociale
limite la liberté d'action de l'entreprise. il est donc nécessaire d'identifier
les règles applicables préalablement à toute mission d'audit. cet inventaire
doit être particulièrement minutieux s'il s'agit d'un audit de conformité.
Cette recherche des règles applicables est délicate du fait de la variété des
sources : sources étatiques, sources conventionnelles, autres sources.
1-4 Le rapport d'audit
La
réussite de la mission d'audit social repose sur la qualité de l'information
transmise à la direction et sur sa volonté et sa capacité à l'exploiter.
Cette
information est présentée selon diverses modalités. Elle doit répondre à
plusieurs exigences. Sa qualité est essentielle. L'information porte sur trois
points :
-
Les travaux effectués, leur
finalité et les constatations;
-
L'opinion de l'auditeur;
-
Les recommandations
permettant d'orienter l'action.
La
qualité de l'information résulte de la rigueur de la démarche présentée et de
la pertinence et la praticabilité des recommandations. La réussite de l'audit
repose également sur la mise en œuvre effective des recommandations et son suivi.
cette
formule de L.SAWYER traduit l'importance du rapport comme outil de
communication et comme appel à l'action[4] :
"L'auditeur
doit voir son rapport sous le même angle qu'un vendeur considère l'occasion
qu'il a d'offrir son produit au directeur d'une entreprise : une ouverture pour
une présentation bien répétée, bien conçue et sans faille".
Le rapport d'audit social peut revêtir trois formes :
Le rapport d'audit social peut revêtir trois formes :
-
Rapport intermédiaire;
-
Rapport oral;
-
Rapport final.
Le
rapport final comporte trois parties.
Les
réalisations (travaux effectués et constations).
Quelle
que soit la nature des investigations réalisées, il est nécessaire d'apporter
au lecteur tous les éléments lui permettant d'apprécier la rigueur, la portée
et les limites des travaux.
¨L'opinion
C'est
le jugement professionnel formulé par l'auditeur. elle repose sur les
constations effectuées. Elle doit être l'expression exacte de ce que pense
l'auditeur, ne comporter que des éléments justifiables et appuyés sur des
faits.
Selon Peretti * « Une anomalie mineure n'entraîne pas la
formulation d'une opinion défavorable. Leur multiplication constitue un élément
négatif. L'anomalie majeure empêche d'atteindre l'un des objectifs importants
de l'entité. elle justifie généralement une opinion défavorable.
Une analyse des causes des anomalies est nécessaire. Les
causes les plus souvent identifiées dans les missions d'audit social portent
sur les quinze points suivants :
-
Définitions insuffisantes
d'objectifs;
-
Définitions insuffisantes
des responsabilités;
-
Absence de guide de
procédure et d'instructions adéquates;
-
Formation insuffisante du
personnel;
-
Absence de dispositions
propres à garantir le respect des dispositions légales ou internes;
-
Absence de mise à jour et
d'actualisation;
-
Absence d'affectation d'un personnel suffisant;
*
Peretti « Gestion des ressources humaines » , vuibert coll
entreprise paris
-
Absence d'affectation d'un
personnel suffisant;
-
Absence d'équipement
suffisant;
-
Absence de coordination;
-
Absence de fixation ou de
respect des délais;
-
Attitude non satisfaisante
du personnel;
-
Erreurs humaines;
-
Absence de fixation de
priorité;
-
Surveillance insuffisante.
L'analyse
des causes permet d'orienter les préconisations.
¨Les recommandations
Les
attentes de la direction ne se limitent pas aux constatations et aux opinions.
Elle souhaite que ces préconisations permettent d'améliorer la conformité et
l'efficacité des pratiques, la définition et la mise en œuvre des politiques
sociales.
Le
rapport de l'auditeur doit donc s'achever sur des recommandations. En fonction
des problèmes soulevés et des difficultés constatées, l'auditeur peut parfois
formuler des propositions opérationnelles : Modification des procédures
existantes, transformation de documents, précisions à apporter dans une
définition de fonction, nouveaux circuits, etc. Ce n'est pas toujours le cas.
Dans
de nombreux domaines, l'auditeur se limitera à proposer une démarche permettant
d'aboutir à des recommandations opérationnelles : organisation d'un groupe de
travail, d'une action de formation, recours à un expert interne ou externe,
audits complémentaires. Etc.
[1] - Vatier, l’audit social les
éditions organisations.
[2] - P. Candou.Audit social,
Vcibert
[3] - Couret et J. Igalens :
Audit social. Pu F 1988
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