Définition
d’une immobilisation
- Selon
l’instruction codificatrice M.93 :
« Le bilan des EPSCP doit comporter à son
actif l’ensemble des valeurs immobilisées, c’est-à-dire des biens et valeurs
destinés à rester durablement sous la même forme dans l’établissement et
notamment les immobilisations, biens de toute nature, corporels ou incorporels,
meubles ou immeubles affectés à l’établissement ou acquis par lui, non en vue
d’être consommés dans l’année, transformés ou cédés mais pour être conservés
d’une manière durable par l’établissement en vue de l’accomplissement de sa
mission. »
- A
l’université Rennes 2 :
Les biens dont la durée de vie est supérieure
à un an et dont la valeur unitaire est supérieure à 800 €HT doivent faire
l’objet d’une immobilisation.
Les matériels et
logiciels informatiques et multimédia enregistrés dans les bases de
données d’inventaire physique (ordinateurs fixes ou portables, clients légers,
videoprojecteurs…) doivent faire l’objet d’une immobilisation même si leur
valeur unitaire est inférieure à 800 € HT.
Par exception, tous les biens dont la valeur
unitaire est inférieure à 230 € HT doivent être
imputés en section de fonctionnement et ne sont donc pas immobilisés.
Tableau récapitulatif :
Moins de 230 € HT
|
Entre 230 et 800 €
HT
|
Plus de 800 € HT
|
Pas
d’immobilisation (imputation en section de fonctionnement)
|
Matériels
informatiques, logiciels, matériels multimédia : immobilisation
|
Immobilisation (imputation en section d’investissement)
|
Autres matériels
(mobilier, machines…) : pas d’immobilisation
|
Pour le gestionnaire en charge de
l’acquisition du bien, l’immobilisation se traduit par :
o
L’imputation de la dépense en section
d’investissement
o
La création d’une fiche d’immobilisation
comptable dans l’outil SIFAC
o
Pour le matériel informatique et
multimédia, l’enregistrement dans les bases de données d’inventaire physique
o
L’apposition d’une étiquette
comportant le numéro d’inventaire sur le matériel (numéro issu des bases de données
d’inventaire physique ou issu de SIFAC). La
composante est responsable de cette opération pour les matériels non étiquetés
par le CRI ou le CREA.
L’inventaire physique et l’inventaire
comptable doivent être régulièrement rapprochés.
Les biens inscrits à l’actif immobilisé qui
subissent une dépréciation irréversible doivent être amortis. L’amortissement
consiste généralement en l’étalement sur une durée probable de vie de la valeur
des biens. L’amortissement d’une immobilisation est la constatation d’une perte
de substance d’un bien. Il permet de constater chaque année, le montant de sa
dépréciation et de préparer ainsi son renouvellement.
Procédure
de gestion d’une immobilisation
- Création de la fiche d’immobilisation dans
SIFAC par le gestionnaire de la composante acquéreur du bien (ou de
plusieurs fiches si la commande comporte plusieurs matériels à
immobiliser).
- Création du bon de commande auquel sera
rattaché la/les fiche(s) d’immobilisation.
- Au moment de la réception de la
marchandise :
·
Pour les
commandes de matériel transitant par le CRI et le CREA (services ayant leur
propre logiciel d’inventaire physique), le matériel est saisi dans ces
logiciels. Un n° d’inventaire est généré et l’étiquette portant ce n° est collé
sur le matériel. Ce n° d’inventaire est ensuite transmis avec le certificat de
conformité au gestionnaire acquéreur qui reporte alors le n° d’inventaire dans
la fiche d’immobilisation SIFAC.
·
Pour les
commandes ne transitant ni par le CRI ni par le CREA, le n° d’inventaire à
faire figurer sur l’étiquette est le n° de la fiche d’immobilisation précédé de
la société à laquelle est rattachée la fiche (ex : SAIC12 ou R212). La
production et le collage de l’étiquette relèvent de la responsabilité du
service acquéreur du bien.
·
Puis, pour
toutes les commandes, saisie du service fait dans SIFAC de la même manière
qu’une commande sans immobilisation.
- Les modalités de saisie de facture et de
transmission de pièces à l’agence comptable se déroulent comme pour une
commande sans immobilisation.
- Visa de l’agence comptable et vérification
des fiches d’immobilisation.
- Rapprochement de l’inventaire physique et de
l’inventaire comptable (procédure en cours d’élaboration)
Sorties
d’inventaire :
L’ordonnateur est
responsable de la tenue de l’inventaire permanent des biens mobiliers et
immobiliers dont dispose l’établissement.
L’agent comptable
est responsable de la tenue de l’inventaire comptable qui doit rester en
cohérence avec l’inventaire physique.
Chaque sortie d’inventaire (vol, vente, don ou destruction) doit impérativement et immédiatement
être signalée à l’agent comptable et à l’ordonnateur qui assurent les mises
à jour des inventaires physiques et comptables.
Une procédure
spécifique est en cours d’élaboration pour permettre l’instruction des sorties
d’inventaire.
CAS
PARTICULIER DES TRAVAUX
Les dépenses ont le caractère :
- De
charges d’exploitation (dépense de fonctionnement) si elles ont pour effet
de maintenir les immobilisations dans un état normal d’utilisation
- D’immobilisation
(dépense d’investissement) si elles ont pour effet une augmentation de la valeur d’un
élément d’actif ou une augmentation
de sa durée probable d’utilisation
Cas des dépenses d’entretien et de réparation
- Entretien : caractère préventif, il a pour
objet de conserver les biens dans de bonnes conditions d’utilisation.
- Réparation : destinée à
remettre les biens en bon état d’utilisation
Les dépenses d’entretien et de réparation
constituent des dépenses de fonctionnement, à l’exception des grosses
réparations. Selon l’article 606 du code civil : « les grosses réparations sont
celles des gros murs et des voûtes, le rétablissement des poutres et des
couvertures entières, celui des digues et des murs de soutènement et de clôture
aussi en entier. Toutes les autres opérations sont d’entretien. »
Lorsque les grosses réparations accroissent
la valeur du bien sur lequel elles sont exécutées ou augmentent sa durée de
vie, elles constituent des immobilisations.
Cas des dépenses d’amélioration
Les dépenses
d’améliorations ont pour effet soit d’augmenter la valeur ou la durée de vie du
bien immobilisé soit sans augmenter cette durée de vie de permettre une
diminution des coûts d’utilisation ou une production supérieure. Elles peuvent concerner
le remplacement d’un élément usagé par un élément neuf, ou la réparation d’un
élément existant (exemple : remplacement d’une installation de chauffage).
Les dépenses
d’amélioration constituent des dépenses d’investissement.
Remarque : le
simple remplacement ou échange standard d’un élément indispensable au
fonctionnement d’un matériel ne doit pas entraîner l’immobilisation de la
dépense quel qu’en soit le montant à partir du montant où la réparation n’a eu
pour effet que de maintenir le matériel en état de marche.
Cas des agencement et aménagements
Il s’agit des travaux
destinés à mettre en état d’utilisation les immobilisations. En principe ils
sont immobilisés.
Toutefois, sont
considérés comme des dépenses de fonctionnement (d’après la jurisprudence) :
- Les réparations
de toiture ;
- Les peintures
intérieures et extérieures ;
- Les travaux de
peinture, vitrerie, nettoyage et réfection partielle de réseaux ;
- Le remplacement
d’une moquette ;
- Les travaux de
ravalement.
IMPUTATIONS COMPTABLES
DES TRAVAUX
UTILISATON DES
COMPTES 23 ET 21
COMPTE 23 : Immobilisations en
cours.
Le compte 23 a pour objet de
faire apparaître la valeur des immobilisations non terminées à la fin de chaque
exercice.
Il présente les subdivisions
suivantes :
Ø 231
– Immobilisations corporelles en cours
ü 231
2 - Terrains
ü 231
3 - Constructions
ü 231
5 – Installations techniques, matériels et outillages
ü 231
8 – Autres immobilisations corporelles.
Ø 238
– Avances et acomptes versés sur immobilisations corporelles
ü 238
12 - terrains
ü 23813
- Constructions
ü 23815
– Installations techniques, matériels et outillage
ü 23818
– Autre immobilisations corporelles
Ø 2382
– Acomptes versés sur immobilisations corporelles
ü 238
22 – Terrains
ü 23823
– Constructeurs
ü 23825
– Installations techniques, matériel et outillage
Les avances sont les sommes
versées avant tout commencement d’exécution de commandes.
Les acomptes sont les sommes
versées sur justification d’exécution partielle.
COMPTE 21 : Immobilisations
corporelles.
Les immobilisations corporelles
se répartissent au bilan lorsqu’elles sont terminées sous les rubriques
suivantes :
211 – Terrain
212 – Agencement et
aménagement de terrains
213 – Constructions
215 – Installations
techniques, matériels et outillage
216 – Collections
218 – Autres immobilisations
corporelles
Provisions sur le compte 213 contruction
Ce
compte se subdivise en :
213
1 - Bâtiments
*
213 16 – Bâtiments affectés ou remis en dotation,
*
213 17 – Bâtiments acquis,
*
213 18 – Autres bâtiments
213
5 – Installations générales, agencement, aménagement des constructions
* 213 56 – Installation,
aménagements des constructions affectées ou remise en dotation
* 213 57 – Installation,
aménagements des constructions acquises
* 213 58 – Installation,
aménagements des constructions autres.
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