Phase préparatoire d'un projet

1. La phase préparatoire

On utilise généralement le terme d'Avant-Projet pour désigner l'ensemble des étapes préparatoires nécessaires au lancement du projet. Il s'agit donc de définir précisément ce que sera le projet afin d'aboutir à la mise au point de documents contractuels (faisant lieu d'un contrat) permettant d'engager la maîtrise d'œuvre et la maîtrise d'ouvrage dans le lancement du projet. Cette phase formalise donc la décision de commencer le projet.

2. L'étude d'opportunité

Cette étape d'avant-projet permet d'étudier la demande de projet et de décider si le concept est viable. Cette première étape a pour enjeu de valider la demande des utilisateurs par rapport aux objectifs généraux de l'organisation.

Elle consiste à définir le périmètre du projet (on parle également de contexte), notamment à définir les utilisateurs finaux, c'est-à-dire ceux à qui l'ouvrage est destiné (on parle de ciblage ou profilage). A ce stade du projet il est donc utile d'associer les utilisateurs à la réflexion globale.

Lors de la phase d'opportunité, les besoins généraux de la maîtrise d'ouvrage doivent être identifiés. Il est nécessaire de s'assurer que ces besoins correspondent à une attente de l'ensemble des utilisateurs cibles et qu'ils prennent en compte les évolutions probables des besoins.

L'étude d'opportunité conduit à la rédaction d'un document nommé " note de cadrage ", validée par le Comité de Pilotage du projet (et éventuellement les instances décisionnelles selon l'enjeu du projet). La note de cadrage est donc le livrable de l'étude d'opportunité qui officialise l'intention de projet.

Lorsque l'idée du projet est formalisée, le Comité de Pilotage doit officialiser la mission du responsable de projet et en définir les clauses. La lettre de mission (éventuellement note de mission) est le document qui officialise la mission du responsable de projet.

3. L'étude de faisabilité

L'étude de faisabilité vise à analyser la faisabilité économique, organisationnelle et technique de projet.

Analyse des besoins : à partir de l'analyse sommaire des besoins il convient de faire une estimation grossière du coût d'investissement et de fonctionnement du projet (en terme de moyens humains et matériels), des délais envisagés et des éventuels retours sur investissement. En fonction de ces estimations, le Comité de Pilotage peut envisager de continuer le projet et le cas échéant prévoir une organisation méthodologique pour celui-ci.

L'étude de scénarii : l'étude de faisabilité conduit à envisager plusieurs scénarii (" études de cas ", en anglais " use cases "). Chaque scénario envisagé permet d'évaluer les risques pesant sur le projet et doit s'accompagner d'un bilan prévisionnel présentant le coût et les avantages du scénario. Cette étape fait l'objet d'un livrable, le dossier de faisabilité, remis au Comité de Pilotage afin que chaque scénario soit étudié.

4. L'étude détaillée

L'analyse des besoins effectuée dans l'avant-projet sommaire porte uniquement sur les processus majeurs du projet. Il est nécessaire de faire une étude plus approfondie des besoins pour que la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'œuvre puissent s'entendre sur un document contractuel, il s'agit de l'étude préalable, appelée également " conception générale ". Il est essentiel lors de l'étude préalable de s'assurer que les besoins sont exprimés uniquement de manière fonctionnelle et non en terme de solutions. L'analyse fonctionnelle des besoins permet ainsi de dégager les fonctionnalités nécessaires de l'ouvrage.

L'analyse fonctionnelle aboutit à la mise au point d'un document définissant fonctionnellement le besoin (indépendamment de toute solution technique). Ce document est appelé cahier des charges fonctionnel (généralement abrégé sous la forme CdCf) ou dossier de conception. Le Cahier des charges permet à la maîtrise d'ouvrage d'exprimer son besoin de manière fonctionnelle, ainsi que de clarifier les contraintes imposées à la maîtrise d'œuvre. Le cahier des charges fonctionnel constitue donc un document contractuel entre le maître d'œuvre et le maître d'ouvrage.

5. L'étude technique

L'étude technique est la phase d'adaptation de la conception à l'architecture technique retenue, tout en décrivant et documentant le fonctionnement de chaque unité .

L'étude détaillée peut éventuellement s'accompagner de la création d'une maquette, ou prototype, permettant aux représentants des utilisateurs de vérifier que la solution retenue répond bien à leurs attentes.

Les prévisions financières

La construction de votre projet vous a permis de déterminer ce que vous pouvez vendre et l'ensemble des moyens dont vous avez besoin pour créer votre entreprise.

Vous avez désormais une idée précise de votre modèle économique, c'est à dire de la façon dont votre entreprise va gagner de l'argent.

Il vous faut maintenant traduire en chiffres sous ces éléments et d'examiner un certain nombre d'équilibres qui vous conforteront dans la viabilité et la rentabilité de votre projet. Cette étape va ainsi vous donner (ou non) le "go" !

             I.            Pourquoi faire des prévisions financières ?

Pour vérifier la faisabilité et la viabilité de votre projet de création d'entreprise.

L'établissement de ces prévisions est une démarche itérative qui permet progressivement de faire apparaître tous les besoins financiers de votre future entreprise et les possibilités de ressources qui y correspondent. Cette étape va ainsi vous permettre de faire le va-et-vient entre les options prises sur votre projet, leur traduction en termes financiers et leurs conséquences sur les équilibres financiers.

Ainsi, progressivement, vous allez vérifier la cohérence financière de votre projet. Pour cela, vous serez peut être amené à prendre des décisions difficiles comme réduire vos ambitions sur telle ou telle option ou au contraire renforcer vos fonds propres.

 Pour convaincre vos partenaires financiers et banquiers

De telles prévisions vous seront indispensables si vous avez recours à des financements extérieurs. Il faudra convaincre et rassurer vos partenaires en leur apportant des éléments chiffrés.

Vos prévisions financières constitueront une partie importante de votre business plan.

         II.            En quoi consiste cette étude ?

Les choix réalisés dans la construction de votre projet de création (nature des produits/services, commercialisation, etc.) se concrétisent par des besoins humains et matériels qu'il faut maintenant évaluer de manière précise. A chaque fonction de l'entreprise (acheter, stocker, fabriquer, prospecter, vendre, etc.), il est nécessaire de faire correspondre un coût.

Cela vous semble confus ? Vous ne savez pas par où commencer ? Suivez quelques conseils très simples, puis appliquez la méthode suivante.

La méthode que nous vous proposons se décompose en 5 grandes étapes vous permettant à répondre aux questions suivantes :

      Question 1 - Quels sont les capitaux nécessaires pour lancer le projet ? Pourrez-vous les réunir ?

 La réponse se trouve dans le plan de financement initial, qui met en parallèle les besoins durables de financement de votre projet et les ressources financières stables.

      Question 2 - L'activité prévisionnelle de l'entreprise va-t-elle générer un montant de recettes suffisant pour couvrir les charges entraînées par les moyens humains, matériels et financiers mis en œuvre ?

 La réponse se trouve dans le compte de résultat prévisionnel.

      Question 3 - Quel est le montant minimal de ventes/prestations à atteindre dès la première année pour faire face aux charges et donc pour que votre projet commence à être rentable ?

La réponse s'obtient par le calcul du seuil de rentabilité.

A noter : le moment où l'on atteint le seuil de rentabilité se nomme "le point mort".

      Question 4 - Les recettes encaissées par l'entreprise tout au long de la première année permettront-elles de faire face en permanence aux dépenses de la même période ?

La réponse se trouve dans le plan de trésorerie qui met en évidence, mois par mois, l'équilibre ou le déséquilibre entre encaissements et décaissements.

      Question 5 - L'entreprise ainsi créée sera-t-elle pérenne ?  La solidité financière de l'entreprise construite grâce au plan ce financement initial se poursuivra-t-elle au fur et à mesure du développement de l'affaire ?

La réponse est donnée par le plan de financement à 3 ans qui permet de vérifier la rentabilité de l'entreprise sur 3 ans à partir d'hypothèses raisonnables.

      III.            Conseils pour réussir vos prévisions financières

 Ne soyez pas trop optimiste dans l'évaluation des recettes ou des coûts : il est même prudent de minimiser les recettes et de maximiser les coûts pour éviter les mauvaises surprises.

 Si vous constatez un déséquilibre trop important, n'hésitez pas à remanier votre projet, en changeant d'option, en réduisant le cas échéant vos ambitions ou en recherchant d'autres sources de financement.

business plan. Il vous permettre d'avancer pas-à-pas dans la construction de votre projet et ainsi de bâtir un business plan que vous pourrez présenter à vos interlocuteurs.

Et bien-sûr, rapprochez-vous des professionnels de la création d'entreprise ou d'un expert-comptable pour la contruction de vos prévisionnels ou pour les faire valider. Le regard extérieur d'un spécialiste est précieux et cela vous sera utile pour bien comprendre les mécanismes de la gestion d'entreprise.

Comment on fait un projet ?

Quelle que soit l'origine de votre projet, il est indispensable, pour lui donner un maximum de chances de réussite, de vérifier sa cohérence avec votre projet personnel de créateur.

Les porteurs de projet négligent malheureusement trop souvent cette étape pour se concentrer uniquement sur la faisabilité commerciale, financière et juridique de leur projet.

C'est une erreur ! La maturation d'une idée doit impérativement tenir compte d'éléments plus personnels.

Choisir de créer ne se résume pas à un choix de biens et de services à produire et à commercialiser, c'est aussi le choix d'un mode de vie particulier, qui doit être en cohérence avec les exigences du projet.

Vérifier cette cohérence suppose donc :

 de définir votre projet personnel de créateur,

 d'analyser les contraintes et exigences inhérentes à votre projet économique, en vous assurant qu'elles peuvent être surmontées,

 de vérifier qu'il n'y a pas de contradictions entre les deux projets (personnel et économique),

 d'évaluer, s'il y a lieu, les écarts et les actions correctrices à mener.

  Le bilan personnel

La réussite d'une entreprise ne dépend pas uniquement d'évènements extérieurs.

Vos contraintes, vos motivations et objectifs personnels, vos compétences et expériences sont des éléments très importants à prendre en considération !

  Vos contraintes personnelles

En devenant chef d'entreprise, vous allez devoir passer d'une certaine situation personnelle à une autre, où, par nature, règnent l'imprévu et l'aléatoire.

Vous devez donc prendre en compte les caractéristiques de votre situation présente et vérifier leur compatibilité avec la situation engendrée par la création de l'entreprise.

 Pourrez-vous dégager suffisamment de temps pour étudier et préparer correctement votre projet, compte tenu de votre situation actuelle ?

Ayez en tête que "Créer en catastrophe conduit généralement à la catastrophe !"

Une bonne préparation peut prendre entre six mois et deux ans et il est préférable de vous y consacrer pleinement.

 Votre entourage adhère-t-il au projet ? Cette adhésion est très importante, en particulier celle de votre conjoint, qui peut vous apporter une aide psychologique et matérielle en prenant en charge certaines tâches.

Votre famille sera-t-elle prête à consentir certains sacrifices pendant la phase de démarrage de l'entreprise : déménagement éventuel, nouvelles conditions de vie familiale défavorables (moins de temps libre, moins de congés), baisse du niveau de vie ?

Si le projet n'est pas partagé par l'entourage, des tensions peuvent très vite se créer !

 Vos charges familiales sont-elles compatibles avec le projet ? Cette question sera primordiale si vous ne bénéficiez pas de sources de revenus en attendant la montée en puissance de l'entreprise : salaire de votre conjoint ou revenus fonciers par exemple.

 Votre apport financier personnel est-il suffisant pour chercher des financements complémentaires et convaincre des partenaires financiers ? (Il doit représenter au minimum 30 % de vos besoins financiers.)

 L'entreprise pourra-t-elle générer, en temps voulu, le revenu minimal vital qui vous est nécessaire, compte tenu de vos charges financières actuelles : crédits personnels en cours, pension alimentaire, frais de scolarité élevés,... ? Les revenus que vous souhaitez obtenir sont-ils réalistes par rapport aux potentialités de l'affaire ?

 Votre santé est-elle compatible avec les exigences du projet ? Notamment lorsqu'il faudra faire face à des périodes d'intense charge de travail ?

N'oublions pas que la création d'une entreprise s'avère source non négligeable de stress.

 Enfin, votre statut actuel vous impose-t-il certaines choses, ou vous donne-t-il au contraire certains droits ? Si vous êtes salarié, demandeur d'emploi, retraité, fonctionnaire, mineur, étranger, marié... lisez attentivement les documents qui vous concernent dans la rubrique Le porteur de projet du site de l'APCE (voir menu de gauche).

  Vos motivations et objectifs personnels

On ne crée pas une entreprise sans raison précise. Les motivations ne sont pas toujours toutes clairement exprimées et certaines peuvent entraîner des déconvenues.

Il faut donc vous poser, en toute conscience, la question : pourquoi est-ce que je veux créer une entreprise ?"

Certaines raisons sont un gage de succès, car il s'agit de motifs impérieux pour lesquels vous serez prêt à tous les sacrifices.

D'autres motivations risquent au contraire de se révéler néfastes pour la bonne préparation de votre projet, car elles vous pousseront à monter l'entreprise - quoi qu'il arrive - sans tenir compte de la réalité.

  Vos compétences

Un créateur doit posséder à la fois :

 Une personnalité dont les traits les plus marquants seront, ou non, adaptés aux qualités qu'il est nécessaire de posséder pour mener à bien le projet.

Par exemple : un compagnon menuisier timide et introverti pourra difficilement se lancer seul en tant qu'artisan dans le métier de cuisiniste. En effet, le marché de la cuisine pour les particuliers est le théâtre de luttes âpres entre distributeurs ayant une force commerciale très agressive.

 Un potentiel, c'est-à-dire une capacité personnelle d'action, de résistance physique, de solidité psychologique, d'entregent, de débrouillardise, de capacité à rebondir, ...

Cette capacité sera, ou non, suffisante pour faire face aux aléas du démarrage et de la conduite de l'entreprise.

Par exemple : un créateur souhaitant se lancer dans un projet nécessitant une présence active quotidienne de 12 heures, 6 jours par semaine, devra vérifier que sa santé le lui permettra.

 Des connaissances et compétences techniques, commerciales, de gestionnaire qui s'avéreront adaptées ou manquantes pour les besoins du projet.

 Une expérience : les activités antérieures, en particulier professionnelles, peuvent être un atout important si elles sont en relation avec le projet.

Le professionnalisme est une condition de succès, de même qu'un tissu relationnel important dans le milieu concerné.

A l'occasion d'une création, les connaissances et l'expérience acquises demandent, bien souvent, à être complétées par une formation adéquate.

L'analyse de contraintes du projet

A ce stade de la réflexion, vous devez être en mesure de déterminer les contraintes inhérentes à votre projet, qui concernent  :

 Le produit ou la prestation : sa nature, ses caractéristiques, son processus de fabrication ou de mise sur le marché,...

 Le marché : celui-ci peut être nouveau, en décollage, en pleine maturité, en déclin, saturé, fermé, peu solvable, très éclaté,...

 Les moyens à mettre en oeuvre (les processus de fabrication, de commercialisation, de communication, de gestion, de service après vente, ...) peuvent entraîner des contraintes importantes.

 La législation : de l'existence de contraintes légales (ex. : accès à la profession, règlementation relative à la sécurité, ...) peuvent dépendre la faisabilité et la viabilité du projet. Pour obtenir des informations sur la législation relative à votre activité, reportez-vous à la rubrique Secteurs d'activité du site de l'APCE. En savoir plus

Un long travail de réflexion doit mettre en évidence ces contraintes,  considérer qu'elles seront surmontables et déterminer, en parallèle, les parades qui s'avèreront nécessaires.

 Pour vous aider dans cette analyse : téléchargez le guide de l'APCE intitulé Evaluer son idée de création et procurez-vous le dossier Projecteur correspondant à votre activité. Vous gagnerez ainsi un temps précieux !

  La cohérence homme / projet

Les écarts entre :

- le temps, l'organisation, les compétences nécessaires au projet, d'une part,

- vos atouts et compétences personnels, d'autre part,

vont vous permettre de prendre une décision :

 passer à une seconde phase : le montage du projet d'entreprise,

 renoncer à un projet qui présente trop de risques,

 ou le différer pour chercher un complément de temps, de ressources financières ou de formation.

Dans ce dernier cas, des actions correctives doivent être envisagées en évaluant préalablement leur coût et leur délai. Selon les cas, il pourra s'agir par exemple :

statut juridique de l'entreprise

Cette étape consiste à donner à votre projet de création d'entreprise un cadre juridique qui lui permettra de voir le jour en toute légalité.

Le choix n'est pas aussi compliqué qu'on le pense... Quelle que soit votre activité, vous devrez opter :

- pour l'entreprise individuelle (EI),

- ou pour la création d'une société.

  En choisissant l'entreprise individuelle...

Vous ne formerez, avec votre entreprise, qu'une seule et même personne.

 Vous aurez donc une grande liberté d'action : vous serez seul maître à bord et n'aurez de "comptes à rendre" à personne. En effet, la notion d'abus de bien sociaux n'existe pas dans l'entreprise individuelle.

 En contrepartie, vos patrimoines professionnel et personnel seront juridiquement confondus. Vous serez en principe responsable des dettes de votre entreprise sur l'ensemble de vos biens, y compris sur ceux acquis avec votre conjoint, si vous êtes marié sous le régime légal de la communauté réduite aux acquêts.

Heureusement la loi protège de droit votre résidence principale en la mettant à l'abri de vos créanciers professionnels et elle vous permet de protéger vos autres biens fonciers en procédant à une déclaration d'insaisissabilité devant notaire, publiée au bureau des hypothèques et selon les cas, au Registre du commerce et des sociétés, au Répertoire des métiers ou dans un journal d'annonces légales.

De même, un entrepreneur individuel a également la faculté d'opter pour le régime (entrepreneur individuel à responsabilité limitée). Cette option lui permet de constituer un patrimoine affecté à son activité professionnelle distinct de son patrimoine personnel. Ce patrimoine est composé des biens affectés à son activité professionnelle et les créanciers professionnels ne pourront saisir que ce patrimoine affecté en cas de difficultés.

 L'entreprise portera officiellement  votre nom patronymique. Mais vous pouvez naturellement adjoindre un nom commercial.

Exemple : Entreprise (X) , Atelier des étoiles.

 Les bénéfices de votre entreprise devront être portés dans votre déclaration personnelle de revenus, dans la catégorie correspondant à votre activité : bénéfices industriels et commerciaux (BIC) pour les commerçants et artisans, ou bénéfices non commerciaux (BNC) pour les professionnels libéraux. Ils seront donc soumis à l'impôt sur le revenu.

L'option pour l'impôt sur les sociétés est possible mais elle est réservée aux entrepreneurs individuels

 Votre régime social sera celui des indépendants (travailleurs non-salariés),

En prenant des assurances facultatives complémentaires, vous obtiendrez, à coût équivalent, une protection identique (voire meilleure) que celle des salariés.

 Si vous envisagez de créer une petite activité (à titre principal ou complémentaire), vous pouvez opter pour le régime de l'auto-entrepreneur et bénéficier d'un statut social et fiscal simplifié. Mais attention, l'auto-entrepreneur est avant tout un entrepreneur individuel. Il ne s'agit pas d'un statut juridique en tant que tel !

Trouver l'idée pour création d'entreprise

Tout projet de création d'entreprise commence par une idée.

Qu'elle naisse de votre expérience, de votre savoir-faire, de votre imagination ou d'un simple concours de circonstance, il s'agit souvent au départ d'une intuition ou d'un désir qui s'approfondit et mature avec le temps.

 Plus votre idée est nouvelle, plus vous devez vous interroger sur la capacité de vos futurs clients à l'accepter !

 Plus votre idée est classique ou banale, plus vous devez réfléchir à sa réelle utilité par rapport à l'offre déjà existante sur le marché.

  Trouver une idée de création d'entreprise

Aucune idée ne peut être considérée, de prime abord, comme supérieure par rapport à une autre dans le domaine de la création d'entreprise.

Une innovation technologique révolutionnaire ne présente pas plus d'atouts, au départ, que la saisie d'une simple opportunité commerciale sur un marché banal !

Il existe plusieurs sources d'inspiration pour trouver une idée :

Créer dans son métier (activité connue)

Les nouvelles idées, nouvelles tendances

Déceler une opportunité

Trouver une application nouvelle à un produit ou service connu

Créer un nouveau produit ou service

Vous pouvez enfin...

  Créer dans son métier (activité connue)

Ce type de création peut paraître - a priori - le moins risqué :

-  vous maîtrisez bien l'idée car elle correspond à un métier que vous avez exercé pendant plusieurs années,

-  vous connaissez les règles du jeu,

-  les compétences techniques à mettre en oeuvre font partie de votre savoir-faire... Bref, vous vous sentez à l'aise.

En matière de création d'entreprise, le professionnalisme du créateur est naturellement un facteur de réussite. Ceux qui créent dans un métier qu'ils connaissent bien ont généralement plus de chances de réussir que ceux qui se risquent dans l'inconnu.

  Il convient d'être prudent, car cette voie d'accès à la création d'entreprise peut donner un sentiment de sécurité factice : vous êtes expert dans votre domaine, mais vous ne maîtrisez pas forcément les autres facettes du "métier de créateur" (commercialisation, gestion, etc.). Vous n'avez, par ailleurs, peut-être pas suivi l'évolution qui s'est produite dans votre métier de base...

N'oubliez pas, par ailleurs, que vous devez être en mesure d'appréhender le marché visé pour pouvoir "faire votre place" face aux concurrents.

  Les nouvelles idées, nouvelles tendances

Créer une entreprise à partir de nouvelles idées, de nouvelles tendances nécessite de rester à l'affût de tout ce qui se passe au Maroc  ou ailleurs en matière de nouveaux produits, de nouveaux modes de consommation, de nouveaux concepts marketing...

Trouver un financement pour un projet

Lorsque se pose la question du financement de la création de l'entreprise, plusieurs solutions sont à envisager selon le type d'activité ou la taille de l'entreprise  :

 utiliser son apport personnel en mobilisant son épargne et celle de ses proches

faire appel au financement participatif

 obtenir une subvention (attention, elles sont rares),

 ouvrir son capital à des investisseurs

 solliciter un financement extra bancaire

 et/ou recourir à l'endettement moyen (2-7ans) ou long terme (7-15 ans)

recourir à la location

La solution finale est souvent une combinaison  de ces différentes solutions dans leur totalité ou partiellement.

Le financement de départ est le financement des fonds propres de l'entreprise. Il est essentiel pour la future pérennité de l'entreprise puisque ses capitaux permanents vont participer à sa solidité financière et à sa crédibilité auprès de ses partenaires et lui permettront de financer son besoin en fonds de roulement (BFR).

Le financement adapté d'un projet étant une des conditions de pérennité de votre future entreprise, il est donc nécessaire d'identifier les différentes ressources financières.

 Panorama des moyens de financement des capitaux permanents (dits "haut de bilan")

Les financements concernent soit  la personne qui crée (personne physique) soit  la société créée (personne morale). Ils varient selon la nature et la taille du projet de création :

 les petits projets

 les projets innovants

les projets classiques susceptibles de se développer

 et tous les autres .......