Audits des emplois et gestion prévisionnelle des ressources humaines

L'audit des effectifs répond aux questions suivantes :

• est-ce-que le nombre et la nature des emplois actuels sont conformes à ce qui a été prévu pour cette date?

Référence : le budget de l'année en cours,

• est-ce-que le nombre moyen des emplois sur l'année amène à franchir un seuil social (élection de délégués, création d'un comité d'entreprise...)

Référence : le droit du travail,

• est-ce-que le pourcentage d'emplois précaires (CDD, saisonniers, intérims...) est conforme à la politique de l'emploi dans l'entreprise?

Référence : la politique interne de l'emploi.
Dans la mesure où les deux dernières ne nécessitent pas des investigations compliquées, nous nous intéresserons plus particulièrement à l'audit du budget "effectifs".

L'AUDIT DU BUDGET "EFFECTIFS"?

A quel problème répond-il?

Il s'agit de vérifier si le budget "effectifs" sera respecté, un dérapage à la hausse de ce budget peut diminuer le résultat de l'entreprise avant impôts, réduire le bénéfice. En général, le contrôle permanent du budget suffit mais il est parfois nécessaire de procéder à un examen plus approfondi, c'est le cas lorsque :

• un long passé de dérapages fait douter du budget,
• un nouveau directeur hésite à engager sa responsabilité sur un budget dont il ne connaît pas toutes les hypothèses et les risques,
• le flou des procédures et des définitions entraînent des polémiques permanentes sur le niveau des effectifs et leur évolution et donc une perte de confiance dans la valeur des données.

Prescripteur

Le directeur général pour l'ensemble de l'entreprise ou sur une unité de production.

Parties prenantes

• Les membres du comité de direction,
• ou le ou les directeurs des unités concernées,
• ou le chef du personnel.

Auditeur

Un organisateur interne connaissant bien l'entreprise, ou un auditeur externe s'il y a nécessité d'avoir un regard neuf, sans biais, d'une crédibilité de compétences.

Les étapes

• Bonne compréhension du problème posé,
• Examen de la méthode d'établissement des effectifs,
• Examen de la procédure d'élaboration du budget,
• Examen des hypothèses de construction du budget; Etat des réalisations; Prévisions; Conséquences techniques et sociales,
• Consolidation des informations au niveau de l'entreprise ou de l'unité,
• Conclusions - Recommandations.

L'investigation

• La phase d'explicitation et de délimitation du problème

Elle nécessite :

• la consultation des documents disponibles (rapport annuel, bilan social, plans et budgets...),
• la visite du ou des sites significatifs,
• un entretien avec le prescripteur pour voir ses préoccupations générales, quelles précautions il recommande, quel secteur il souhaite voir explorer...

• Examen de la méthode d'établissement des effectifs

• Clarifier les définitions qui ont servi à établir les documents officiels de façon à pouvoir les lire correctement et à établir des ponts entre eux (Cf. Prise en compte pour les calculs des CDI uniquement ou des CDD également, des personnes en longue maladie?).
• Voir s'il existe une définition écrite de l'établissement du budget des effectifs, vérifier la concordance des définitions entre le contrôleur de gestion et le responsable du personnel.
• S'intéresser aux listings de la paie pour connaître les effectifs inscrits.

• Examen de la procédure d'élaboration du budget.

Si les budgets sont établis de façon décentralisée (le siège fixe les objectifs et les unités établissent les moyens nécessaires) il faut auditer :

• l'existence d'une procédure écrite du budget,
• l'usage de la procédure,
• les modes d'établissement des paramètres principaux du budget en matière de personnel : absentéisme, turn-over, objectifs et ratios de productivité...
• l'existence d'études d'organisation ou d'investissement appuyant les hypothèses d'évolution des effectifs,
• l'usage d'une procédure d'embauche en ce qui concerne les recrutements prévus,
• le degré de décentralisation du budget,
• les prévisions de production : comment sont elles élaborées? Avec quelle fiabilité?

Si le budget est une opération purement financière et comptable, les données concernant les effectifs sont souvent plus incertaines, l'audit consiste alors à :

• expliciter le mécanisme de montage du budget,
• identifier les principales hypothèses, rechercher leur fondement, juger de leur fiabilité,
• identifier les principales zones de divergences éventuelles avec les programmes des responsables opérationnels,
• établir la cause de ces divergences (manque de communication par exemple), évaluer leur ampleur.

• Examen des hypothèses de construction du budget

Faire préciser :

• le point de départ du budget,
• les hypothèses d'activité retenues,
• les hypothèses de productivité,
• la situation réelle à la date de l'audit,
• les raisons des écarts (raisons accidentelles ou problème de validité des hypothèses),
• les prévisions d'effectifs au 31/12 de l'année en cours,
• les actions correctrices possibles pour réduire les écarts,
• les conséquences humaines et sociales des actions à entreprendre,
• les mesures à prendre pour diminuer au maximum les effets négatifs éventuels,
• le calendrier des actions et de leurs résultats,
• le coût prévisible des actions correctrices.

• Consolidation des résultats

Celle-ci porte sur trois moments :

• la situation des effectifs au départ (généralement le 31/12 de l'année passée),
• la situation des effectifs à la date de l'audit,
• la situation prévisible au 31/12 prochain avec des actions correctrices

• Conclusions - Recommandations

• Mettre en évidence l'écart entre les effectifs constatés au moment de l'audit et les prévisions de budget afin de déterminer ce qui va se passer si l'on ne fait rien de plus qu'aujourd'hui, et d'indiquer les secteurs les plus préoccupants.
• Donner les programmes à mener en priorité.

A quel coût? Pour quel gain?

Durée : 5 à 8 jours pour une entreprise de 1000 personnes, à un seul établissement.
Coût : 60 à 90000 F (frais, temps des responsables compris).
Economie réalisée : calculer l'économie réalisée par rapport à la prolongation de la tendance actuelle.
L'économie réelle dépend de l'objectif d'effectifs fin d'année, de la date de démarrage des actions correctrices et de leur aptitude à produire des effets rapides.

Points clefs du rapport

• Rappel des objectifs visés à travers l'audit,
• le budget prévu (définitions et hypothèses),
• état de réalisation du budget à la date de l'audit,
• causes des écarts éventuels,
• estimation des effectifs de fin d'année sur la tendance actuelle,
• les actions à mener, leur calendrier et celui de leurs effets,
• les résultats obtenus,