Les entreprises, et d’autant plus les PME, sont
contraintes par dans leur évolution par un environnement interne et externe
souvent incertain. Les entreprises se fixent donc des objectifs de réalisation : atteindre un
certain niveau de CA, obtenir une certification qualité, bénéficier d’une
meilleure image sur sa zone de chalandise etc.
Le contrôle de gestion devient alors un service clé de la
PME. Il va s’assurer via le système d’information d’une part de la véracité des
données comptables et d’autre part de la trajectoire de l’entreprise par
rapport à l’objectif fixé par la direction. Pour cela, il va s’appuyer sur
plusieurs outils :
- Le business plan
- La comptabilité générale
- La comptabilité analytique
- Les tableaux de bord
La comptabilité générale
La comptabilité générale revêt un caractère obligatoire pour
l’ensemble des sociétés. En adoptant quelques retraitements en vue de
l’obtention d’une vision
plus économique de
l’entreprise, la comptabilité générale est généralement la première source
de données pour une PME. De plus, la comptabilité générale va également,
dans la plupart des cas, alimenter les tableaux
de bord et la comptabilité
analytique. Ainsi, le contrôleur de gestion pourra établir les soldes
intermédiaires de gestion ainsi que des états intermédiaires (au mois ou au
trimestre) tels que bilan ou compte de résultat. Dans ce cas, les
états doivent être édités dans une périodicité cohérente. En effet, si votre
situation intermédiaire est produite tous les mois, l’édition des différents
documents de synthèses devra être fournie dans un laps de temps plus courts que
si vous éditiez les documents tous les trois mois.
Enfin, l’objectif ici, est de pouvoir comparer les
états entre eux par exemple:
- Comparaison au trimestre
précédent,
- Comparaison au même trimestre
N-1
- Comparaison au trimestre
rapporté sur 12 mois avec l’exercice N-1 etc.
La comptabilité analytique
La comptabilité analytique est plus lourde à mettre en place
et il peut être difficile pour un dirigeant d’en comprendre l’importance au
quotidien. Et pourtant, elle recèle bien des avantages. En effet, elle
permet de :
- Connaître le coût d’un produit,
d’une fonction ou d’un service.
- Déterminer les montants
possiblement activables (frais de développement par ex.)
- Etablir des prévisions et
d’expliquer les écarts avec les objectifs fixés ou le budget.
La comptabilité analytique, contrairement à la
comptabilité générale, n’est pas une obligation légale. L’entreprise est donc
libre d’organiser sa comptabilité comme elle le souhaite. Cependant, les
grandes méthodes sont :
- Les coûts complets
- Les coûts partiels
- Les coûts standards
- La méthode ABC
- La méthode BBZ
Le tableau de bord
Les caractéristiques principales du tableau de bord
est qu’il permet :
- De mettre en avant les
objectifs fixés et l’état d’avancement de la société.
- De communiquer plus facilement
aussi bien en interne qu’avec les tiers
- D’alerter en cas d’écarts
significatifs et donc de prévenir le risque
en mettant en place les actions correctives.
En terme de présentation, inutile de rappeler que le tableau de bord doit être synthétique et lisible pour le lecteur, faute de quoi, il sera inutile puisque non lu.
Il peut être mis en place sur des outils en interne
comme Excel ou Access ou alors sur une plateforme externe. Dans tous les cas, votre tableau
de bord doit être automatisé au maximum pour éviter les erreurs d’inattention,
d’oubli, de manipulation etc et intégrer des données de benchmark.
En conclusion, le contrôleur de gestion dispose d’une
multitude d’outils lui permettant de mesurer, de contrôler et de communiquer la
situation de l’entreprise à un instant T.
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