Etude d’opportunité

Avant de démarrer sur de bonnes bases un nouveau projet de grande envergure, vous pouvez passer par l’étude d’opportunité. Cela permettra à votre Direction de valider si le projet doit bien être lancé, grâce à une analyse préalable  et une évaluation des bénéfices futurs du projet, des coûts. L’étude d’opportunité doit identifier aussi des risques éventuels.

Il s’agit donc de rédiger un document dénommé “étude d’opportunité” qui va valider ou non le bien-fondé de votre projet.

 Voici comment découper votre étude d’opportunité …

1-      Environnement et objectifs

 L’environnement général

Décrire ici l’environnement économique externe et l’environnement interne de la structure pour laquelle vous travaillez, les contraintes règlementaires éventuelles et dans quel contexte s’inscrit votre projet.

Décrire sur quel marché vous travaillez et les enjeux stratégiques éventuels de votre projet

1. L’origine de la demande

Identifiez l’origine de la demande qui a mené à l’émergence de votre projet

Par exemple une nouvelle contrainte réglementaire, une évolution des comportements de consommation des clients, une initiative de la concurrence et le besoin de ne pas se laisser dépasser par cette concurrence, un changement dans le climat économique, la mise en œuvre d’une nouvelle orientation stratégique de votre société, les recommandations suite à un audit interne ou externe, etc …

2. Les objectifs à atteindre

Définir dans ce paragraphe de votre étude d’opportunité les objectifs principaux et secondaires du projet comme par exemple l’acquisition d’une nouvelle clientèle, l’obtention d’un nouveau positionnement marketing, l’augmentation des ventes et des marges, la réduction des coûts et des provisions, l’accroissement de la qualité de tel ou tel service, l’obtention de la place de leader sur un nouveau marché, la remise à niveau technologique …

2-     Objectifs et périmètre de l’étude d’opportunité

Ici, on décrit précisément l’objectif de l’étude d’opportunité et son périmètre en termes de marché, de structures, d’équipes impliquées, des processus impliqués et des fonctions touchées. Il est parfois judicieux de préciser aussi ce qui ne rentre pas dans le périmètre du projet et pourquoi, on délimite ainsi le projet et ses limites.

A-    Objectifs de l’étude

Ici, on précise les objectifs, comme par exemple le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle offre commerciale, une évolution de système d’information ou de produit existant, le re-engineering d’un processus organisationnel existant, des changements dans les caractéristiques d’un canal de distribution, le lancement d’une nouvelle version de site Internet, le lancement d’une application Smartphone, etc …

A-    Périmètre de l’étude

Marché : définir sur quel marché on évolue, quels sont les produits et les offres concernés par le projet

Service(s) et équip(e) impliqué(s) : quels sont les services et les équipes à impliquer dans ce projet. Préciser ici si il faut faire appel à des ressources externes et si oui lesquelles, précisez pour les ressources internes à quels services de l’entreprise elles appartiennent

Périmètre fonctionnel : si c’est applicable à votre projet, précisez les systèmes d’information impliqués dans le projet

3-      Analyse des besoins

Analyse des difficultés liées à l’activité en rapport avec les objectifs de votre projet : Lister ici les éventuelles difficultés et lacunes relatives à l’organisation, aux processus organisationnels existants, aux procédures internes, aux savoir-faire métier, à la culture interne, …

Analyse des problèmes liés au système d’information : Lister ici les lacunes du Système d’information si cela a un rapport avec votre projet

Risques : Une bonne analyse des risques doit couvrir aussi bien les aspects organisationnels, fonctionnels, techniques qu’humains. Identifier les dates butoirs, celles qu’on ne peut en aucun cas repousser, le nombre minimum de personnes à impliquer dans le projet, la complexité des besoins et le haut degré de la qualité de service à atteindre, évaluer les volumes éventuels de production à atteindre. Evaluer aussi et surtout comment contourner et éviter ces risques.  Evaluer aussi les risques spécifiques au lancement du projet (Coûts du projet, perte provisoire de Chiffre d’Affaire, mobilisation des équipes, …)

Contraintes et exigences : identifier les contraintes et les exigences en terme de dates butoir, de coûts, d’améliorations attendues, en terme de straégie, d’organisation, de qualité, de sécurit, etc

4-     Les scénarios d’implémentation du projet

A-    Description des différents scénarios

Ici, on peut présenter plusieurs scénarios d’implémentation de projet.

Pour chaque scénario, on décrit dans les grandes lignes les ressources nécessaires (humaines, techniques  et financières) et les coûts. Pour chaque scénario, on précise comment les objectifs du projet peuvent être atteints en termes d’organisation, de ressources techniques et humaines. On développe les impacts organisationnels, les risques afférents à chaque scénario et les moyens de les éviter. On décrit les impacts de chaque scénario sur l’organisation, les équipes et les risques.

On décrit pour chaque scénario dans quelle mesure il permet d’atteindre les objectifs du projet et on identifie les aspects positifs et négatifs de chaque scénario.

B-    Evaluation des coûts et des bénéfices attendus pour chaque scénario

On peut présenter sous forme de tableau comparatif les principaux coûts de chaque scénario et lister les principaux avantages et bénéfices attendus de chaque scénario.

Exemple d’indicateurs de mesure des bénéfices :

ü  réduction des dépenses (personnel, fournitures, …)

ü  augmentation de la part de marché

ü  Augmentation du périmètre fonctionnel de compétences d’un service

ü  image de marque plus respectueuse de l’environnement

ü  image de marque plus innovante

ü  Meilleur taux de satisfaction des clients

ü  réduction du nombre de tâches opérationnelles pour un même processus

ü  etc

 Proposer des indicateurs concrets pour mesurer le retour sur investissement de votre projet

ü  Evolution de la part de marché ou part de marché si nouveau produit ou service

ü  Chiffre d’affaires

ü  Montant des frais généraux de la société

ü  Evolution du trafic sur le site internet

ü  Evolution du nombre d’inscrits sur le site

ü  Evolution du nombre de clients

ü  Nombre d’utilisateurs pour une application interne

Bien différentier les bénéfices à court terme, à moyen terme et à long terme. Préciser aussi les éléments d’incertitude par rapport aux estimations elles-mêmes.

5-     Synthèse de l’étude d’Opportunité et résultats

Ici, on résume l’étude et on donne le résultat de l’étude en précisant s’il faut ou non lancer le projet.

Si la recommandation finale est bien de lancer le projet, il faut lister les différentes solutions d’implémentation retenues.

6-     Proposition de lancement du projet

Cette partie est facultative et correspond plus selon moi à la note de cadrage du projet. Mais certaines sociétés exigent cette dernière partie dans l’étude d’opportunité.

Calendrier du projet Il s’agit d’un macro-planning de votre projet où on présente les dates jalons et la date de fin du projet. Il faut au moins donner le nombre total de jours en prévisionnel de votre projet.

Principales ressources requises On liste les ressources nécessaires au projet et les compétences requises. Décrire l’ossature organisationnelle nécessaire pour gérer et piloter le projet.

Les critères pour lancer le projet On liste ici les prérequis au démarrage du projet, comme la disponibilité des ressources nécessaires à la phase de démarrage, les dépenses à engager au démarrage du projet, les besoins spécifiques en terme d’expertise (interne ou externe), développement fonctionnel et/ou technique à planifier (prototype, expérimentation …)

Voila, j’espère que ce cadrage vous permettra de faire de bonnes études d’opportunité et de présenter à votre Direction des arguments forts en faveur ou en défaveur des projets qui vous sont confiés.