Selon les principes d’image
fidèle de l’entreprise rendue par le bilan et de séparation des exercices
comptables, il faut comptabiliser tous les produits et toutes les charges
concernant l’exercice, même si la pièce comptable les justifiant n’existe pas
encore.
Principe
Les produits à recevoir se définissent comme
des produits qui peuvent être déterminés avec précision à la clôture de
l’exercice, bien que le fait générateur de la créance ne soit pas encore
intervenu à cette date.
Par
exemple : facture de vente non encore envoyée à la date de
l’inventaire, avis d’échéance d’un prêt non encore émis…
Les
factures à établir
Une vente réalisée mais dont la facture n’a
pas encore été établie à la date d’inventaire doit être prise en compte pour
l’exercice qui finit.
Elle doit donc être rattachée à l’exercice
comptable correspondant. Cependant, à défaut de facture (pièce justificative
comptable obligatoire), les comptes de TVA 44571 et de clients 411 ne pourront
être utilisés.
Ils sont remplacés par des comptes de
régularisation :
§ 4181 Clients, factures à établir : au débit,
§ 44587 Taxes sur chiffre d’affaires sur factures à établir :
au crédit.
Le compte 70xxx Ventes... est mouvementé
normalement.
Les intérêts courus non échus sur prêts
Principe
Si les intérêts d’un prêt n’ont pas encore
été versés à l’inventaire, on dit que ces intérêts sont
« courus » : ils ne sont pas encore « échus » car
l’échéance de leur règlement se situe au cours de l’exercice suivant.
L’entreprise doit, à l’inventaire, constater
ces intérêts comme étant des produits financiers de l’exercice.
Il faut calculer la part d’intérêts relevant
de l’exercice qui se clôt.
Les comptes utilisés sont :
§ 2768 Intérêts courus (sur prêts) : au débit,
§ 7626 Revenus des prêts : au crédit.
Les charges à payer se définissent comme des charges
qui peuvent être déterminées avec précision à la clôture de l’exercice, mais
dont la pièce comptable justificative n’existe pas encore.
Exemples :
les achats de marchandises déjà livrées mais pas encore facturées ou les
consommations d’eau, d’électricité, de téléphone… depuis la dernière
facture ; mais aussi les salaires et charges sociales correspondant aux
droits à congés payés déjà acquis au 31.12.N ou encore les intérêts courus non
échus sur les emprunts souscrits.
Factures non parvenues
L’entreprise ne peut enregistrer la livraison de
marchandises à défaut de la pièce comptable obligatoire : la facture.
Il faut malgré tout respecter les principes d’image
fidèle et d’indépendance des exercices.
Cet achat doit être rattaché à l’exercice comptable
correspondant. Cependant, à défaut de facture (pièce justificative comptable
obligatoire), les comptes de TVA 44566 et de fournisseur 401 ne pourront pas
être utilisés.
On utilisera les comptes :
§
44586
Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues : au débit,
§
408 Fournisseurs, factures
non parvenues : au crédit.
Le compte 60xxx Achats... est mouvementé normalement.
Les dettes provisionnées pour congés à payer
Principe
Sur la période de référence qui part du 1er
juin N au 31.05.N+1, les salariés s’ouvrent des droits à congés payés.
Au 31.12.N, l’entreprise a une dette pour droits aux
congés payés acquis du 01.06.N au 31.12.N.
Celle-ci n’est pas enregistrée puisque les congés ne
seront pris qu’à partir du 01.05.N+1.
Le salaire et les charges sociales et fiscales
correspondantes sont donc des charges à payer dues au personnel, aux organismes
sociaux (Urssaf, Assedic, caisses de retraite) et à l’État pour les taxes liées
aux salaires.
Les comptes de charges de personnel auront comme
contrepartie :
§
4282 Dettes provisionnées
pour congés à payer : part de la rémunération pour congés payés à verser,
§
4382 Charges sociales sur
congés à payer : part des charges sociales à verser,
§
4482 Charges fiscales sur
congés à payer : part des taxes sur salaires à verser.
Les intérêts courus sur emprunt
Principe
L’entreprise doit constater la charge d’intérêts correspondant
à la période allant de la date de souscription de l’emprunt jusqu’au 31.12.N.
En effet, ces intérêts sont « courus », donc dus même si l’entreprise
ne les rembourse que l’exercice suivant.
Il faut calculer la part des intérêts concernant
l’exercice qui se clôt.
Cette part d’intérêts est
enregistrée au crédit du compte 1688 Intérêts courus et au débit du compte 661 Charges
d’intérêts pour tenir compte de la charge de l’exercice.
Principe
Ces diminutions de produits (RRR à accorder) ou de
charges (RRR à obtenir) doivent être rattachées à l’exercice auquel elles se
rapportent. De même que l’on a comptabilisé les factures de Doit à établir
ou non parvenues, il faut comptabiliser les factures d’Avoir à établir où non
parvenues.
Rabais, remises et ristournes à accorder
La réduction du produit (ventes de marchandises) est
effective et doit donc être comptabilisée. Cependant, sans la facture d’Avoir à
accorder au client, le compte 44571 TVA collectée et celui 411Clients ne
peuvent être mouvementés.
Afin de donner une image fidèle de la situation, on
utilisera les comptes :
§
44587 Taxes sur chiffre
d’affaires sur factures à établir,
§
4198 Rabais, remises,
ristournes à accorder et autres avoirs à établir.
Rabais, remises et ristournes à obtenir
La réduction de la charge (achats de marchandises) est
effective et doit donc être comptabilisée. Cependant, sans la facture d’Avoir à
obtenir du fournisseur, les comptes 44566 TVA sur autres biens et services et
401 Fournisseurs ne peuvent être mouvementés.
Afin de donner une image fidèle de la situation, on
utilisera les comptes :
§
44586 Taxes sur chiffre
d’affaires sur factures non parvenues,
§
4098 Rabais, remises,
ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus.
Les provisions pour risques et charges
Principe
Certaines charges (grosses réparations…) et certains
risques (litiges, garanties données aux clients, amendes…) sont probables, d’un
montant approximatif, et interviendront dans un exercice à venir.
Il est obligatoire d’enregistrer une charge
prévisionnelle pour rattacher le coût de ce risque à l’exercice afin que les
comptes annuels donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation
financière et du résultat de l’entreprise.
On utilise un compte de dotation aux provisions pour
risques et charges qui peut avoir un caractère d’exploitation, financier ou
exceptionnel.
§
6815 Dotations aux
provisions d’exploitation,
§
6865 Dotations aux
provisions financières,
§
6875 Dotations aux
provisions exceptionnelles.
En contrepartie, on ne peut pas créditer un compte de
dette car celle-ci n’est pas certaine ; il ne s’agit pas non plus de
capitaux propres puisque cette somme couvre un risque réel ; par
conséquent, on crédite un compte qui s’intercalera au passif du bilan entre les
capitaux propres et les dettes : 15 – Provisions pour risques et charges,
et plus précisément :
§
151 Provisions pour risques,
§
157 Provisions pour charges
à répartir sur plusieurs exercices.
Les provisions peuvent être ajustées d’un exercice à
l’autre pour tenir compte de l’évolution du risque couvert et doivent être
reprises lorsque le risque a cessé d’exister (par exemple le litige a trouvé
son dénouement) ou que la grosse réparation a été effectuée.
Principe
Certaines charges comptabilisées concernent, en partie
ou en totalité, l’exercice suivant. Le principe
d’indépendance stipule que les charges sont rattachées à l’exercice au
cours duquel elles ont été consommées (utilisées).
La partie de la charge relative à l’exercice comptable
suivant est donc une charge constatée d’avance.
Régularisation
au 31.12.N : à l’inventaire, le compte de charges concerné doit être
crédité et le compte 486 Charges
constatées d’avance débité.
Aucune modification n’est à apporter au compte de
TVA : si de la TVA figurait sur la facture, elle a très normalement été
déductible dès l’enregistrement de celle-ci (ou lors de son règlement dans le
cas d’une TVA sur encaissements).
Principe
Certains produits comptabilisés concernent, en partie
ou en totalité, l’exercice suivant. Le
principe d’indépendance des exercices stipule que les produits sont
rattachés à l’exercice au cours duquel ils sont réalisés. La partie du produit
relative à l’exercice comptable N+1 est donc un produit constaté d’avance.
Régularisation
au 31.12.N : à l’inventaire, le compte de produits concerné doit être
débité et le compte 487 Produits constatés d’avance crédité.
Aucune modification n’est à apporter au compte de
TVA : en ce qui concerne les ventes de marchandises ou de produits, la TVA
est collectée, donc due, dès que la facture est envoyée.
On doit donc trouver dans la balance après inventaire tous les comptes de
dotations, de reprises et de régularisations des stocks et des charges et
produits.
À partir de la balance après inventaire, on peut
déterminer le résultat de l’exercice
de deux manières :
- Recherche du résultat
par les comptes de gestion (classes 6 et 7) :
Total des soldes créditeurs – total des soldes
débiteurs
- Recherche du résultat
par les comptes de bilan (classes 1 à 5) :
Total des soldes débiteurs – total des soldes
créditeurs
Clôture des
comptes de gestion
À la date de fin de l’exercice comptable, les comptes de gestion (charges et
produits) doivent être soldés en vue de la détermination du résultat de
l’exercice qui se trouve ainsi comptabilisé dans le compte 12.
§
les comptes débiteurs sont
soldés par le crédit du compte 12 Résultat de l’exercice,
§
les comptes créditeurs sont
soldés par le débit du compte 12 Résultat de l’exercice.
Pour différencier le bénéfice de la perte, si le
compte 12 est créditeur, son solde est viré au compte 120 (bénéfice) ;
s’il est débiteur, au compte 129 (perte).
Clôture des comptes de bilan
Les comptes de bilan sont aussi arrêtés à la date de
clôture de l’exercice comptable, toujours en vertu du principe d’indépendance
des exercices comptables.
Les comptes d’actifs et de passifs sont soldés par le
compte 891 Bilan de clôture.
En début d’exercice, le comptable
rouvre les comptes de Bilan seulement.
Les comptes sont rouverts dans le compte 890 Bilan d’ouverture.
Les comptes de gestion qui enregistreront l’activité
du nouvel exercice sont pour l’instant à zéro.
Remarque :
les logiciels comptables sont programmés pour passer automatiquement les
écritures permettant de solder tous les comptes d’un exercice et d’enregistrer le journal des À nouveaux. Il suffit de
leur demander la « Clôture de
l’exercice » !
Conséquence :
vous n’aurez jamais à faire ce travail (simple mais fastidieux !). Mais il
vous faut comprendre ce qui se passe pour bien réfléchir avant de choisir cette
opération : elle est irréversible ! Vous ne pourrez pas ensuite
rajouter une écriture dans l’exercice clos !
En début d’exercice, les comptes
qui ont permis de régulariser les charges et les produits à l’inventaire
précédent (408, 418, 428, 438, 1688, 2768, 486, 487, 44586, 44587…) doivent
être soldés.
Une écriture d’extourne
consiste à inverser les comptes des écritures de régularisation. Ce sont des
écritures de contre passation.
Par ces écritures, non seulement les comptes de tiers
à solder sont régularisés (y compris les comptes de TVA à régulariser 4458),
mais ont été affectés à l’exercice N+1 tous les comptes de charges et de
produits et seulement ceux qui le concernent.
Il ne faut pas contrepasser les écritures de dotations
aux amortissements, aux dépréciations ou aux provisions, ni les reprises.
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